Organizar um evento corporativo de sucesso pode ser um processo desafiador. Para facilitá-lo, a Treve compilou algumas dicas essenciais!.
Para entender a importância da organização de eventos corporativos, e organizá-los, é necessário ter consciência do objetivo destes encontros.
Então qual o principal objetivo de um evento corporativo?
Sabemos que o desempenho e a produtividade aumentaram com o trabalho remoto. Mas poucos encontros presenciais podem gerar falta de alinhamento, fragilidade na comunicação e menos conexão emocional entre colegas de trabalho.
Colaborar, conectar e celebrar são os principais objetivos de um evento para reunir o time em um dia de trabalho que faz valer o deslocamento de cada um.
Mas organizar e gerir o evento corporativo perfeito, ainda que para poucas pessoas, pode ser um desafio e tanto, especialmente se você não é especialista no assunto.
Para facilitar este processo, reunimos dicas infalíveis para planejar o seu próximo encontro.
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Defina um objetivo claro:
Antes de tudo, identifique e elabore sobre a necessidade do seu time nesse momento. Na Treve, falamos com diversas empresas e gestores e notamos que existem três objetivos diferentes quando as empresas nos procuram com essa demanda:
- Colaborar (Work)
- Conectar (Work & Play)
- Celebrar (Play)
Se seu objetivo é reunir as pessoas para trabalharem juntas (Work) é importante pensar em um espaço reservado, sem distrações, que possua a infraestrutura que você precisa, como internet e monitor. Também é importante considerar a quantidade de pessoas para este formato de evento. Notamos que um evento “Work” geralmente é para até 25 pessoas, mais do que isso é difícil esperar um “output” real de trabalho no final do dia.
Porém, se o objetivo é aumentar a conexão e melhorar o relacionamento entre os membros do time (Work & Play), é muito importante que o espaço seja descontraído, como uma casa ou um restaurante aconchegante e também recomendamos que organize um happy hour no final do dia no mesmo local. Este é o momento em que seu time vai construir momentos individuais de conexão e laços de amizade.
Finalmente, se seu foco é simplesmente celebrar uma conquista (Play), considere um local privado, porém informal e garanta que ninguém abra o computador para responder email nesse dia.
Outro aspecto a ser considerado é o perfil do seu time. Se a sua empresa é jovem, garanta que o espaço será descontraído, divertido e tenha a cara do seu time.
Mas se está organizando um evento para clientes ou prospects, considere escolher um local mais sofisticado ou formal que impressione o público.
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Entenda as expectativas do seu público:
Os melhores eventos contam com uma boa gestão das expectativas de seu público. Por exemplo, se seu público não se conhece pessoalmente, que tal colocar plaquinhas sinalizando o nome de cada um? Ou então para descontrair e unir as pessoas naturalmente, um tour pela cozinha do restaurante, uma aula de mixologia ou barismo, ou até as conhecidas dinâmicas em grupo.
Se as pessoas estão buscando aprofundar um relacionamento superficial, o ideal seria pensar em um local que seja possível distribuir grupos em ambientes distintos, incentivando as pessoas a se juntarem em pequenas rodas. Na Treve gostamos de chamar este de “layout panelas”.
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Busque fornecedores confiáveis:
Se seu evento acontecer fora do escritório, busque fornecedores que já estão acostumados a lidar com o público corporativo. Fale com colegas de outras empresas que já organizaram eventos corporativos, procure na internet pelos fornecedores com o melhor feedback e melhores recomendações. Se quiser evitar qualquer risco e o orçamento permitir, considere fazer o seu evento em um co-working tradicional.
Casas de eventos especializadas – como a Casa Meraki – e hotéis, normalmente, são fornecedores que vão conseguir prestar um bom serviço, desde responder o pedido de cotação com agilidade até ter mobiliário e estrutura adaptados ao público B2B. Mas também considere bares e restaurantes que tenham um mezanino ou uma sala reservada, especialmente se estiver com um orçamento limitado, estes lugares costumam ser mais econômicos do que as casas especializadas, hotéis tradicionais e co-workings.
Gerenciar diversos fornecedores também pode ser um grande desafio. Tente limitar a quantidade de parceiros e reduzir a complexidade operacional do seu evento. Para isso, tente encontrar fornecedores que supram mais do que uma necessidade, por exemplo, ao escolher um restaurante, você já resolve a demanda das refeições e se o local já tiver um monitor, você não precisa se preocupar com alugar um aparelho externo de outro fornecedor.
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Se planeje com tempo:
É necessário considerar no planejamento do seu evento corporativo que a maioria dos fornecedores pode demorar mais de 3 dias para responder sua cotação, mesmo com uma proposta ou informações simples.
Para reduzir o atrito na comunicação e enxugar o tempo de retorno, seja transparente com o seu fornecedor e dê os limites do que você está disposto em termos de datas, orçamento e escopo do serviço contratado (quantidade de pessoas, layout da sala, horários, modalidade de serviço, refeições, infraestrutura necessária). Isso facilita a cotação do fornecedor e reduz o vai-e-vem da comunicação, fazendo com que mais rapidamente você tenha uma proposta completa.
Os lugares mais preparados ou que estão já mais adaptados a lidar com demandas corporativas, geralmente possuem uma pessoa dedicada para eventos. Entenda se o local possui alguém específico para lidar com este tipo de necessidade e concentre sua comunicação nesta pessoa.
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Se comunique com os fornecedores:
Entenda qual seu ponto de contato com os fornecedores no dia do evento e estabeleça um responsável operacional do lado da empresa também. Crie uma via de comunicação constante entre as duas pontas e alinhe as expectativas antes do evento começar.
É imperativo que o fornecedor seja sinalizado sobre como melhor te atender a cada momento. Por exemplo, o staff do espaço contratado pode achar que está fazendo um favor de estar passivo durante uma reunião enquanto, na verdade, você deseja reposição constante de alimentos e bebidas. Mas se neste dia você precisar de privacidade completa, é importante deixar clara a sua necessidade e expectativa para que o staff se programe com relação à reposição e serviço.
Se mesmo com essas dicas você ainda não se sente seguro em organizar seu evento corporativo, nós podemos te ajudar. Fale com nosso time!
