Quando falamos sobre eventos corporativos, é crucial garantir que o orçamento seja gerenciado da maneira mais eficiente possível. Sabemos que realizar eventos corporativos é uma ótima maneira de fortalecer os relacionamentos com clientes e colaboradores, além de aumentar a visibilidade da marca e incentivar o engajamento da equipe. No entanto, se o orçamento não for gerenciado corretamente, o evento pode não ter o efeito desejado e possivelmente ser o responsável por uma grande dor de cabeça. Por isso, aqui reunimos algumas dicas para ajudá-lo a gerenciar o orçamento de seu próximo evento de forma eficaz.
Definir o Orçamento
A primeira coisa a se fazer ao planejar um evento corporativo é estabelecer um orçamento realista. É importante levar em consideração todos os gastos envolvidos, incluindo aluguel de espaço, alimentos e bebidas, experiências, infraestrutura (projetor, televisão, som, etc), entretenimento, decoração, material de promoção, entre outros. É importante considerar, também, o tamanho do evento, o número de convidados e a localização. Quanto maior o evento e quanto mais convidados, maiores serão os gastos. Além disso, a localização também pode afetar o orçamento, especialmente se for em uma região mais cara ou uma região que exija uma locomoção maior.
Identificar o formato e o objetivo do evento
Uma vez estabelecido o orçamento, é importante identificar qual a finalidade do seu evento. Para nós da Treve, enxergamos 3 formatos e objetivos: Work -para colaborar-, Play – para celebrar- e Work and Play – para conectar. Definir esse “motivo” para o encontro é crucial para o orçamento, pois ele vai indicar qual o melhor tipo de espaço para sua realização. Um evento Work and Play, por exemplo, pode envolver um dia de trabalho que termina com um happy hour, então ele ele exige um espaço mais flexível, com meses, internet mas que após o expediente os convidados tenham liberdade para circular e interagir durante o happy hour.
Priorizar as Despesas
Agora que você já sabe quanto você tem disponível para investir no seu evento e você sabe qual o formato dele, agora você deve listar as despesas mais importantes e priorizá-las. Por exemplo, se o objetivo do evento é networking, é mais importante investir em boa comida e bebida do que em decoração elaborada. Além disso, é importante lembrar que os convidados estão lá para interagir uns com os outros e não para admirar a decoração. Portanto, é importante investir em uma boa comida e bebida para garantir que os convidados sejam bem recebidos e tenham uma experiência agradável. Caso o objetivo do evento seja levar o time para um dia de trabalho fora do escritório, o ideal é investir em um espaço com mesas e cadeiras confortáveis, e uma rede de internet boa e rápida.
Negociar com Fornecedores
Negociação não é nenhum bicho de sete cabeças, não tenha medo de negociar com fornecedores para obter preços mais baixos para que você consiga um bom evento dentro do seu orçamento. Isso inclui o aluguel do espaço, o catering, uma experiência e qualquer outro serviço que você precise contratar. É importante estabelecer uma boa relação com os fornecedores e uma comunicação clara sobre suas expectativas e orçamento. Além disso, é importante fazer uma pesquisa cuidadosa sobre os fornecedores e comparar preços antes de contratá-los. Isso garantirá que você esteja pagando um preço justo
Seja flexível
Finalmente, é importante ser flexível com seu orçamento. Quando souber o valor exato que você tem para gastar com seu evento, defina uma pequena porcentagem para servir como uma reserva, assim, se uma despesa inesperada surgir, você não precisará se desesperar.
Saber como gerenciar o orçamento de um evento corporativo é crucial para o sucesso do evento e para evitar surpresas desagradáveis no final. É importante estabelecer um orçamento realista, priorizar as despesas mais importantes e negociar com os fornecedores para obter preços mais baixos. Ao seguir essas dicas, você pode garantir que seu evento seja um sucesso e que os convidados tenham uma experiência memorável.
Se você precisa de ajuda para gerenciar o orçamento de seu próximo evento corporativo, a Treve está aqui para ajudar. Somos uma plataforma com uma vasta rede de fornecedores que vão desde espaços para locação, alimentos e bebidas, experiências e muito mais, e estamos aqui para te ajudar a cotar, reservar e ainda centralizamos o pagamento para que você não precise se preocupar com essa missão. Solicite um orçamento!
