Nos últimos anos, vimos que houve um boom no uso da metodologia de OKR, até porque esta é uma das principais estratégias de gestão de metas que empresas inovadoras usam para alcançar grandes resultados. Mas muitos gestores ainda têm dificuldades em executar o método com eficiência. E um dos maiores desafios é fazer uma reunião de OKR eficiente e manter todos os colaboradores alinhados.
A verdade é que sem esses check-ins, a metodologia perde sua integridade e os resultados acabam sendo bem abaixo do esperado. Por isso, é tão essencial que líderes e gestores estejam preparados para fazer uma reunião de OKR assertiva e eficiente.
Mas quando é preciso fazer essas reuniões? Quais as boas práticas para que esse encontro seja adequado? Bom, é sobre isso que vamos conversar neste artigo.
O que é OKR?
Antes de te contar as principais dicas para sua reunião, vamos esclarecer o que é a metodologia OKR e qual sua importância no mercado.
OKRs é uma sigla para Objectives and Key Results e que, em sua tradução para o português, significa Objetivos e Resultados-Chave. Esta é uma metodologia ágil de gestão de metas que tem o intuito de trazer mais foco e alinhamento para os colaboradores, além de ajudar as empresas a atingirem grandes resultados.
Ao contrário dos métodos tradicionais, os OKRs determinam metas mais curtas e mais rápidas para os times, normalmente, com cadências trimestrais. Assim, é possível garantir que os times estejam focando nas ações que, de fato, importam para o momento da empresa.
Resumidamente, o OKR funciona com base em 3 pilares principais: os objetivos, os resultados-chave e iniciativas. Os objetivos indicam aquilo que queremos alcançar, onde queremos chegar. Os key results, ou resultados-chave, informam se estamos chegando lá. Já as iniciativas ditam o que faremos para atingir nosso objetivo, quais os projetos e tarefas necessários para alcançar os resultados desejados.
A chave para o sucesso de um OKR é o alinhamento das iniciativas, do progresso e resultados da empresa. Por isso, a reunião de OKR é tão essencial na estratégia e é sobre isso que vamos falar a seguir.
O que é uma reunião de check-in OKR?
A reunião de OKR, também conhecida como check-in, é um encontro que tem o objetivo de alinhar o progresso das metas estabelecidas, entender como os colaboradores estão desempenhando suas tarefas e quais as prioridades para a semana seguinte.
Uma das principais características da metodologia é envolver todas as pessoas da empresa para alcançar um objetivo maior. Por isso, o check-in de OKR deve envolver não apenas líderes e liderados, mas também diretores e a alta gestão. O intuito é que todos, de fato, estejam alinhados.
Ao contrário do que muitos pensam, essa reunião não deve focar em resultados! Sua finalidade é apenas mostrar como está o andamento das metas, quais iniciativas estão funcionando, se existe alguma dificuldade, ou um problema mais urgente, se é necessário mudar a estratégia e quais serão os próximos passos.
Então, além de ser uma forma de alinhar o progresso com todos da empresa, é uma maneira de identificar problemas e mudanças o mais rápido possível.
Quando fazer uma reunião de OKR?
Um dos maiores erros em OKR é não fazer um check-in com constância. Mas qual é a periodicidade correta para esse tipo de reunião?
Bom, não existe uma regra, tudo vai depender das necessidades da empresa, dos times e do tipo de OKR que está em pauta. Geralmente, o que vemos no mercado são encontros que acontecem pelo menos uma vez por semana.
Para os OKRs trimestrais, aquelas metas rápidas, destinadas para um time ou, até mesmo, para um profissional específico, é importante que a periodicidade seja alta. De preferência, uma vez por semana. Porém, quando falamos de OKRs anuais, ou seja, as metas gerais da empresa, o ideal é ter uma reunião mensal para alinhar todos os envolvidos.
Mas nada restringe que os gestores façam mais reuniões do que as sugeridas. O importante é seguir a periodicidade estabelecida e, principalmente, garantir que todos os colaboradores estejam engajados e alinhados com as estratégias.
Por que fazer a reunião de OKR com frequência?
Muitos não conhecem os diversos benefícios que as reuniões de alinhamento podem trazer na estratégia da empresa. Portanto, vamos trazer os principais motivos pelos quais você precisa valorizar e fazer a reunião de OKR com frequência.
- Evitar erros e garantir os resultados da empresa: é normal que algumas iniciativas mudem com o tempo. Muitas vezes, o que está funcionando hoje pode mudar nos próximos meses e a metodologia permite que os gestores façam essas mudanças no decorrer da estratégia. Mas sem a reunião da OKR, não tem como saber como está o progresso e quais as dificuldades do time.
- Guiar os colaboradores para o sucesso: alinhar o progresso dos OKRs é uma forma de nortear as pessoas, mostrar quais as prioridade e fazer com que os times foquem nas tarefas e iniciativas que, de fato, são importantes no momento.
- Aumenta o engajamento do time: o engajamento é essencial para ajudar os profissionais a se manterem produtivos e motivados. A verdade é que a reunião de OKR pode ajudar a manter o bom engajamento e comprometimento.
5 dicas para uma boa reunião de OKR
Agora, você tem maior clareza do que é uma reunião de OKR e qual sua importância. Certo?! Então, é hora falar sobre as 5 principais dicas que irão te ajudar a fazer um check-in mais assertivo e eficiente.
1- Prepare-se
Por mais que o intuito da reunião seja criar um espaço para conversas e trocas, é importante ter algo pré estruturado, principalmente, se você é um gestor ou líder.
O ideal é que a cada check-in você planeje quais perguntas devem ser feitas, quais os pontos precisam ser alinhados no momento, quais os erros e acertos do time, as formas de inovar e se há alguma dificuldade no processo. É legal também trazer pautas que já foram conversados nas reuniões anteriores e entender se houve alguma mudança ou melhoria.
2- Envolva todos os colaboradores do time
O que mais vemos nas empresas, são gestores que se preocupam tanto em dominar a reunião, que não dão espaço de fala para seus colaboradores.
Mas a verdade é que, deixar de ouvir o que seu time tem para dizer acaba defasando a metodologia OKR, porque como já mencionamos, o intuito é envolver todos os profissionais da empresa. Além de que, você perde a oportunidade de ter insights valiosos e outros pontos de vista na sua estratégia.
3- Seja direto e objetivo
A reunião de OKR não precisa ser algo longo e maçante. Pode parecer uma tarefa difícil, mas o ideal é que esse encontro seja direto e objetivo. Isso porque quanto mais tempo a reunião durar, mais os colaboradores acabam se dispersando.
É interessante que você, gestor ou líder, esteja preparado para gerir o tempo e de manter o foco no que realmente importa.
4- Use a tecnologia a seu favor
Monitorar os OKRs, ao contrário do que parece, é uma tarefa bem delicada e pode ser, muitas vezes, complicada. Muitos gestores costumam usar planilhas, mas essa não é uma prática muito eficiente, principalmente se você precisa gerir muitas metas ao mesmo tempo.
Por isso, use a tecnologia a seu favor, busque uma plataforma de gestão de metas que seja simples, fácil e intuitiva para otimizar seu tempo e todo o processo. A Elofy pode te ajudar não apenas com a gestão de OKRs do seu time, mas com diversas funcionalidades que vão facilitar sua gestão de pessoas.
5- Busque um espaço adequado e aconchegante para a reunião
A reunião de OKR pode ser muito mais produtiva quando feita presencialmente. Além de ser uma ótima oportunidade para engajar seu time, você ainda consegue proporcionar um momento de diferente e propício para conversar com seus colaboradores.
O ideal é que essa reunião seja feita em um local aconchegante e propício para um evento corporativo e nós podemos te ajudar nessa missão.
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A reunião de OKR é essencial para sua empresa colher os frutos que a metodologia propõe. Cabe a você, gestor ou líder, se preparar e adequar a situação para que seja proveitosa e eficiente. Ah, e não se esqueça, a periodicidade dos seus encontros com o time precisa ser frequente e respeitada.
