O que são eventos híbridos e como saber se o formato híbrido é o ideal para o meu evento?
Depois da pandemia, as empresas tiveram que se reinventar e aprender novas formas de conectar pessoas. Não apenas empresas mas várias outras áreas como a de entretenimento, no início da pandemia acompanhamos incontáveis shows e lives com verdadeiras multidões de telespectadores porém, com o passar do tempo e a flexibilização das medidas sanitárias o público diminuía cada vez mais. Apesar de termos nos adaptado bem aos eventos completamente remotos (não que tivéssemos escolha rs) a maioria das pessoas ainda prefere eventos presenciais, se conectar e viver a real experiência de um evento.
Depois de passar pela pandemia entendemos a importância de eventos remotos mas também entendemos que é completamente possível organizar um evento híbrido e unir o melhor dos dois mundos.
Mas afinal de contas, o que é um evento híbrido?
Um evento no formato híbrido nada mais é do que um evento com características tanto de eventos remotos/virtuais quanto de eventos presenciais. O evento híbrido mais comum é aquele que acontece no formato presencial e simultâneamente online com uma transmissão ao vivo. Importante destacar que apenas transmitir uma live do seu evento não o torna necessariamente híbrido, a ideia do evento híbrido é interagir também com o público remoto.
Quais os tipos de eventos híbridos?
Pode ser uma transmissão de um palestrante para um público reunido presencialmente, ou parte do público participando do evento presencialmente e a outra de virtualmente, hoje em dia se fala até de eventos presenciais conectados entre si virtualmente, são diversas possibilidades.
Os eventos híbridos se bem organizados se encaixam em qualquer formato, como palestra, reuniões de time, convenções, workshops, seminário, treinamentos e etc.
Quais as desvantagens dos eventos híbridos?
Fazer um evento híbrido pode não só parecer um desafio como ser um. Sempre existe o risco de acabar não cumprindo expectativas nem de quem está ao vivo e nem de quem está remoto, por isso a importância de boas equipes auxiliando o encontro do seu time, evitando más experiências para ambos os públicos, porém, equipes especializadas para a transmissão do evento podem ter um grande impacto no orçamento do mesmo.
Quais os benefícios dos eventos híbridos? e Porque fazer um evento híbrido?
Mesmo que pareça mais difícil, o evento híbrido pode ser a solução para empresas que durante a pandemia se desfizeram do escritório, para empresas em que um grande número de funcionários são de outros estados/países ou até para as empresas que querem fazer um evento ser ter que obrigar que os colaboradores se desloquem.
Além disso,o formato híbrido permite que todo conteúdo do evento seja gravado e assistido em momentos posteriores sempre que necessário, os conteúdos podem ser adaptados para as redes sociais da empresa e servirem como nutrição para suas leads, o alcance de um evento híbrido é maior e pode ser um opção para quem não tem um orçamento grande para a ocasião, afinal as custas com transporte, hospedagem e um espaço que comporte todos os colaboradores diminui.
Agora que entendemos melhor como funciona um evento híbrido vamos ao que realmente interessa:
Como organizar um evento híbrido?
Antes de mais nada, para organizar um evento híbrido é preciso entender que grande parte do sucesso do seu evento depende do quanto você vai conseguir fazer o público remoto se sentir tão presente e engajado quanto o público presente fisicamente. Para isso é necessário investir em uma boa infraestrutura para a transmissão como internet, qualidade de som e imagem, um local que comporte não só o público como a infraestrutura para a transmissão.
Qual melhor infra para fazer transmissão do seu evento?
A qualidade e custo da infraestrutura do seu evento vai depender do seu orçamento, necessidades e expectativas.
Se é um evento anual, global ou qualquer outra ocasião especial, procure por equipes experts no assunto e invista em equipamentos de som e imagem da melhor qualidade.
Para conferências de maior porte:
- Kit Filmagem contendo: 01 câmera Full HD e 01 tripé – Estática
- Pacote HD contendo: 01 placa de captura para streaming + 01 notebook com placa de video Interface de Áudio 02 canais
- Mesa de som
- Caixa de som
- Microfone sem fio
- Projetores ou Monitores
- Técnico de streaming/audio
- Internet com link dedicado
Já as reuniões de time mais recorrentes podem acontecer com uma infraestrutura menor e com a qualidade de equipamentos mais simples.
- Notebook
- Solução de vídeo (TV ou Projetor)
- Placa externa de áudio c/ microfone de lapela
- Webcam
- Internet com link dedicado
Se você não tem idéia de por onde começar, a Treve tem um ‘’cardápio’’ de equipamentos necessários para esse tipo de evento e pode te ajudar a escolher uma infra funcional, de acordo com sua necessidade.
Como garantir a melhor experiência?
Pensar em conteúdos que mantenham o público remoto focado na transmissão e usar de dinâmicas para engajá- los como enquetes, pesquisas, usar o chat ou até enviar kits com o conteúdo das reuniões, brindes, drinks para um ‘’happy hour a distância’’ para que quem acompanhar o evento a distância possa se sentir parte do time.
Procure uma equipe que já trabalha com eventos corporativos e faça transmissões para esse tipo de evento, certifique-se que todos os equipamentos estão funcionando bem antes de iniciar o evento e então, aproveite.
Se você não conhece bons fornecedores e locais que atendam esse tipo de evento ou não está disposto a doar a quantidade de tempo e atenção que a organização de um evento híbrido exige, aqui na Treve você tem acesso a todos os fornecedores que precisa sem dor de cabeça, faça um orçamento com o nosso time e organize seu evento personalizado, com a infra que precisar, e mais rápido do que você imagina.
