Você sabe como se faz uma programação de um evento? No blog da Treve nós já demos muitas dicas de como organizar um evento corporativo, mas se você ainda tem dores de cabeça nessa hora, provavelmente está perdido na programação.
A programação é o sistema central de um evento, é necessário que ela esteja definida do começo ao fim para que a experiência dos participantes seja incrível. E não pense que essa é uma tarefa simples, muitos organizadores ainda se perdem na programação de eventos por ter tantas atividades, palestrantes, espaços, público e horários para conciliar ao mesmo tempo. Tudo isso acontece antes mesmo da primeira divulgação do evento, já que para isso você precisa informar horários, os palestrantes ou outras atividades.
Então se quer tornar essa tarefa mais simples e aumentar a satisfação do seu público, prepare o seu checklist de evento corporativo que aí vai algumas dicas.
Como programar um evento corporativo?
Antes de tudo, tenha definido as informações básicas:
- Horário
- Duração do seu evento
- Local
- Capacidade
Agora podem parecer informações bobas, mas ter um roteiro para organização do seu evento corporativo irá garantir que não ocorra nenhum imprevisto e se acontecer, um evento bem programado sempre tem um plano B.
Temas e Convidados
Aqui é a etapa onde você decide o objetivo e o tema central do seu evento. Com isso, é interessante que você esteja a par dos relevantes temas de eventos corporativos do momento, assim como aqueles que estão à frente deles, pessoas que são referência no assunto e bons comunicadores, bons nomes atraem o público.
Tenha em mente que cada um dos envolvidos na apresentação de conteúdo seja ele palestrante, professor, mediador ou qualquer outro, tem sua agenda individual por isso é importante que essa etapa aconteça com um certo tempo de antecedência.
Com as agendas fechadas para seu evento, defina o papel de cada um deles. Nessa hora é legal levar em consideração o tipo de atividade e a dinâmica que cada um gosta de trabalhar. Dentro de um evento, cabem diversos tipos de eventos como mesas redondas, cursos e seminários, então não fique preso apenas às palestras. E então defina o tempo de duração de cada uma dessas atividades, garanta que nenhuma delas acontecerá antes ou depois do horário estabelecido e divulgado para seu público.
Distribuição de atividades
Em um evento com mais de uma atividade acontecendo ao mesmo tempo ou com um público grande, o ideal é fazer uma distribuição onde cada ambiente oferece uma atividade diferente.
Aqui uma dica de ouro é criar um formulário para os público se cadastrar e participar da atividade, assim você conhece os subtemas de mais interesse do seu público e tem controle do número de pessoas em cada uma delas, o que facilita a distribuição das atividades de acordo com a capacidade de cada ambiente.
Intervalos
Definir horários de intervalos torna o evento menos massante e ajuda os participantes a se manterem atentos ao conteúdo.
Para uma experiência melhor ainda, escolha um local que possa nessa hora oferecer comes e bebes, afinal ninguém é de ferro e uma pausinha com comida e pessoas interessadas no mesmo assunto, é networking garantido!
Divulgação
Sem dúvidas um evento bem programado facilita a divulgação. Use um resumo de toda sua programação para a divulgação, deixando claro todas as atividades, horários e biografia dos palestrantes, painelistas. Uma dica legal para gerar curiosidade e desejo em torno do evento, é soltar informações “ligeiramente vagas”, como um sneak peek, um quase spoiler, talvez divulgar todas as credenciais de um painelista, sem dizer quem é, e só revelar sua identidade alguns dias depois. Mas e quando começar o processo de divulgação? Tudo vai depender do tamanho do evento, se for algo grande, aberto ao público, 3 ou 4 meses de antecedência devem ser suficientes, um encontro médio pode ser facilmente divulgado de 2 a 1 mês antes. Já eventos menores, mais intimistas e com um público certo, 1 mês, ou até mesmo 2 ou 3 semanas! Lembre-se de manter em mente detalhes como ‘o participante vai precisar viajar?’, ‘ele vai precisar se hospedar em algum hotel?’, etc.
